Samen met onze klanten hebben we de afgelopen jaren de meest succesvolle werkvormen gedigitaliseerd. Als gebruiker van Emprover Ox heeft u de beschikking over alle (toekomstige) apps voor planning, voortgangsoverleg, reflectie en leren. Deze zijn toepasbaar op organisatie-, programma-, afdelings- én teamniveau.
De datastructuur en de meeste logische functies zijn al ontwikkeld in Emprover Ox. Hierdoor kunnen nieuwe apps relatief snel gerealiseerd worden én sluiten naadloos aan bij het geheel. Emprover Ox is een logische uitbreiding op Microsoft365 en laat zich gemakkelijk integreren met andere systemen.
Plannen en Prioriteren (Plan)
Agile Portfolio Management (APM) is een werkvorm die wordt gebruikt om deelresultaten en activiteiten te managen binnen grotere opgaves of projecten. Hiermee creëer je een helder en tastbaar overzicht van de ambities en activiteiten, verbind je deze activiteiten aan elkaar en aan personen (bijvoorbeeld binnen het team) en prioriteer je op een dynamische wijze. Hierdoor is het team zich continu bewust van de huidige prioriteiten, worden gemakkelijk waardevolle connecties gemaakt en is iedereen op de hoogte van wat er wordt gerealiseerd.
Als er werk genoeg is, maar het team wil met een vaste capaciteit zelfstandig het werk plannen, is Kanban een prima methode. Door het instellen van Work-In-Progress (WIP) limieten voorkom je dat het team tegelijkertijd met te veel resultaten of acties werkt. Dit voorkomt uitval én borgt de kwaliteit van het werk. De acties op het bord zijn volledig geintegreerd met Microsoft Taken, waardoor u deze kunt afronden in Planner of Outlook. De resulaten op het bord sluiten weer aan bij uw projecten en/of ambities en kunnen zo verbonden worden aan de bestuurlijke agenda.
Een deel van het werk (zoals bijv. subsidies) is goed voorspelbaar en komt voor een groot deel jaarlijks terug. In het jaarwerk bord kunnen deze jaarlijks terugkerende taken als resultaten worden voltooid. Tijdens het voortgangsoverleg kun je enkele resultaten als ‘te bespreken’ markeren. Hierdoor bespreek je alleen de belangrijkste punten en ben je sneller klaar. Voor slechts enkele resultaten wil je acties bijhouden. Als het resultaat als wederkerend instelt, wordt hij volgend jaar opnieuw voorgesteld.
Het krachtigste is het bespreken van de resultaten met elkaar, de successen te evalueren en vooral te laten toelichten en uitleggen aan elkaar. Kies zelf welke voltooide resultaten, ingestuurde ideeën, of actuele projecten wilt opnemen. Iedere periode afsluiten met een feestelijk moment!
Deel updates over de belangrijkste ambities, verbonden projecten en deelprojecten. Dit kan doordat wij (op basis van kunstmatige intelligentie) bestuurlijke teksten voorstelen uit de onderliggende teams. Corrigeer de teksten én presenteer passende gegevens voor uw publiek; de raad of wellicht de inwoners via een publieke website.
Veel goede voornemens in een waterbeheerplan, coalitie akkoord of wellicht uw eigen teamplan. Welke resultaten en projecten dragen nu bij aan de realisatie van deze ambities? Dat kunt u real-time zien in de planmonitor. Beschikbaar op team-, afdeling-, programma-, organisatie- of gemeentelijk niveau.
Ieder team kan weleens een creatieve boost gebruiken. Met de ideeën fontein kan het team altijd rekenen op voldoende inspiratie. Voor de geselecteerde ambitie zal kunstmatige intelligentie een voorstel genereren waarmee men aan de slag kan gaan. Op basis van deze suggesties bepaald het team zelf of er een idee wordt bewaard én of men dit als toekomstig resultaat wil oppakken.
Uw projecten en deelprojecten overzichtelijk in de tijd geplaatst. Zo kunt u ook afhankelijkheden herkennen tussen projecten of de resultaten waaraan wordt gewerkt. Met de belangrijkste (bestuurlijke) momenten in de tijd kunt u op een betere manier de verwachte capaciteitsvraag inschatten.
De meeste werkvormen en apps zijn ontwikkeld in co-creatie met onze klanten. Zij initiëren en investeren mee in de ontwikkeling van specifieke functionaliteit. Omdat de universele logica en datastructuur van Emprover Ox zo goed past, sluiten we deze aan én maken we beschikbaar voor alle klanten.
Een raadsvergadering of teambijeenkomst? Behoudt het zicht op de belangrijkste momenten van het jaar. Bepaal met uw team welke momenten relevant zijn en gebruik deze om uw periodes en deadlines op aan te passen. Als er iets veranderd, is dit direct voor alle betrokkenen inzichtelijk.
Ter voorbereiding van een overleg kunt u zaken insturen die u wenst te bespreken. Daarbij stelt het team zelf normtijden vast voorafgaand aan de vergadering. Gedurende de vergadering wordt het team gesignaleerd als er een overschrijding is bij het lopende agendapunt. Dit maakt de teams meer bewust van de zelf begrensde tijdsblokken.
Met de werkverdeler kunt u als programma- of afdelingsmanager projecten definiëren en deze opknippen. Uiteindelijk zijn de (deel-)projecten uitvoerbaar dat ze aan een team kunnen worden toegewezen. Als afhankelijkheden tussen werkpakketten bestaan, worden ze hier zichtbaar. Ook (potentiële) verstoringen kunnen in beeld worden gebracht.
Vanuit de portfoliotafel kan het directieteam projecten definiëren en deze opknippen. Uiteindelijk zijn de (deel-)projecten verder uit te werken op afdeling- of programmaniveau, zodat ze kunnen worden toegewezen. Als afhankelijkheden tussen projecten (werkpakketten) bestaan, worden ze hier zichtbaar. Ook (potentiële) verstoringen kunnen in beeld worden gebracht.
Werkt u gebied- of wijkgericht? Dan is het mooi om de (potentiële) synergie in gebieden te kunnen zien. Alle projecten, resultaten of verstoringen direct zichtbaar op een door u zelf afgebakende kaart op een fraaie manier in beeld. Deze app is per team, programma, afdeling, organisatie of project te gebruiken.
Op de landingspagina ziet u direct de ambties van de afdeling of het programma. In een overzicht vindt u de teams, hun ambities én projecten. In een feed komen de recentelijk behaalde successen in beeld. Via het statusdashboard ziet u ook hoe de voortgang op de verschillende projecten is.
Microsoft Teams is de basis van de moderne digitale werkplek. Uw teams kanaal kan gekoppeld worden aan het Emprover team, waarmee Ox het gebruikersbeheer, inloggen, taken, bestanden en berichten toepast. Daarbij heeft u in het teamskanaal een tab waarmee u direct naar de Apps van het team kunt navigeren.
Sommige teams zijn druk met de waan van de dag, maar kunnen niet écht impact maken op de lange termijn ambities. Met het Eisenhower kwadrant kun je als team periodiek beoogde resultaten indelen op impact en urgentie. Eenmaal geprioriteerd is het werk voor de komende periode bepaald en kunnen andere zaken worden gedelegeerd, uitgesteld of verwijderd.
Met Agile cirkels kunnen teams snel wendbaar worden met een visuele, laagdrempelige en schaalbare aanpak. Welke ambities staan centraal? Welke resultaten dragen bij? Welke acties zijn hier nu voor nodig? Al in een paar sessies leren de teamleden hoe zij blijvend focus houden op hun ambities. Ze bewaren het overzicht en kunnen hierdoor gemakkelijk prioriteren.
De IJsberg helpt bij het definiëren van sprintbare resultaten. Het invullen van de IIsberg gebeurt van onder naar boven, waarbij de voet van de berg de ambities staan vermeld en de resultaten daarboven, steeds concreter worden uitgewerkt.
Resultaten kun je opknippen waardoor concrete resultaten ontstaan waarmee het team aan de slag kan. Hiermee verschijnen ze bovenaan de IJsberg en zijn ze sprintbaar voor het team om in een sprint te plaatsen.
Het periodeoverzicht zie je voor je programma- of afdeling de periodes van de teams in een tijdbalk. Het maakt niet uit welke methodes de teams hebben gekozen. Er is een universeel inzicht in de teamambities, de resultaten en de acties die nodig zijn om de resultaten te behalen. Resultaten zijn uiteraard te filteren op project, werkpakket of bestuurlijke paragraaf.
Voorafgaand aan een nieuwe periode bepaal je met het team welke resultaten je deze periode wil gaan bereiken. Het prioriteren wordt gemakkelijker omdat je doorsnedes kunt maken zoals op omvang, stakeholders, politieke en organisatorische impact. Als resultaten te groot zijn kun je ze opknippen en verdelen over periodes. De planlijst past zich aan op de gekozen methode zoals scrum of kanban, waardoor je altijd methodisch op de juiste manier blijft werken.
In veel organisaties zorgt de bestuurlijke verantwoordingscyclus voor veel werk. Omdat de datastructuur van Emprover Ox zo goed is, hoeft u voor een bestuurlijke update zelf veel minder werk te verrichten. Op basis van onze rekenkracht én kunstmatige intelligentie wordt voor u binnen enkele seconden een bestuurlijke updatetekst gegenereerd welke u kunt gebruiken voor de verantwoording.
Tijdens uw overleg wilt u alle belangrijke gegevens van een project of team bij de hand hebben. Emprover Ox maakt dit mogelijk doordat de Ox API federeert met alle gangbare systemen in het publieke domein. Denk hierbij aan alle gangbare Microsoft (Cloud) toepassingen, maar ook zaaksystemen of financiële systemen.
Een aantal keer per jaar organiseren wij kleinschalige evenement voor onze vaste klanten waarin wij nieuwe functionaliteit bespreken, ervaringen onderling delen én de roadmap prioriteren. De bijeenkomsten van de Ox Academy zijn georganiseerd mét en bij onze klanten. Daarnaast bieden wij vanuit de Ox Academy regelmatig online sessies aan waarin specifieke werkvormen worden toegelicht.
Het Bulk & gedonder-kwadrant gaat uit van afbreukrisico: wat zijn de consequenties wanneer een resultaat niet wordt behaald? Per resultaat bepaal je met het team de prioriteit. De prioritering vindt plaats aan de hand van twee assen; de Bulk- en Gedonder-as. Heeft een (onacceptabel) deel van inwoners, bedrijven, collega’s hier last van? Is escalatie (gedonder) onvermijdelijk als dit nu niet wordt aangepakt? Op basis van deze vragen wordt het resultaat in een kwadrant geplaatst wat leidt tot een planning voor de komende periode.
Bij planning poker gebruiken om de verwachte inspanning (moeite) en/of impact van werkzaamheden te bepalen. Het is gebaseerd op consensus vanuit het hele team worden individueel waarden toegekend aan voorgenomen resultaten. Deze waarden zijn gebaseerd op de Fibonacci reeks. Als alle teamleden hun waarde hebben ingevoerd, worden alle inschattingen op hetzelfde moment zichtbaar. Hierdoor worden verschillen in opvattingen duidelijk, wat leidt tot een goede afstemming.
Resultaten stellen voor deze periode en vervolgens gekoppelde acties afwerken. In het scrum voortgangsoverlegbord heeft uw team direct inzicht in wat er moet gebeuren. Daarnaast stuurt het werken in periodes aan op vieren en reflectren. De acties op het bord zijn volledig geintegreerd met Microsoft Taken, waardoor u deze kunt afronden in Planner of Outlook. De resulaten op het bord sluiten weer aan bij uw projecten en/of ambities en kunnen zo verbonden worden aan de bestuurlijke agenda.